Pengertian SOP (Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat, dan Prinsip)

Pengertian SOP: Arti, Tujuan, Fungsi, Manfaat, dan Prinsip SOP

Apa yang dimaksud dengan SOP (Standard Operating Procedure)? Pengertian SOP adalah suatu dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan tujuan agar memperoleh hasil kerja paling efektif.

Penggunaan istilah SOP (Standar Operasional Prosedur) dalam bidang bisnis terutama yang bergerak dalam sektor industri mungkin sudah tidak asing lagi. Standar Operasional Prosedur juga merupakan pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja pegawai serta sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang berlaku di perusahaan.

Tujuan utama dari SOP ini adalah agar proses pelaksaanaan pekerjaan dilakukan dengan rapih, tertib, dan sistematis dari awal hingga akhir. Dengan adanya SOP maka diharapkan kualitas pekerjaan menjadi lebih baik.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Beberapa ahli pernah menjelaskan tentang arti SOP, diantaranya adalah:

1. Moekijat

Menurut Moekijat, pengertian SOP adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannya.

2. Sailendra

Menurut Sailendra, pengertian SOP adalah suatu panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar.

3. Istyadi Insani

Menurut Insani, arti SOP adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan tentang proses-proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, dan aktor yang berperan dalam kegiatan.

4. Tjipto Atmoko

Pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP) menurut Tjipto Atmoko adalah suatu pedoman atau acuan untuk melakukan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Tujuan SOP / Standar Operasional Persedur

Secara umum tujuan Standar Operasional Prosedur adalah untuk menjelaskan secara detail tentang kegiatan tugas dan pekerjaan yang dilakukan berulang di dalam suatu

Pada pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP yang bermanfaat bagi operasional suatu organisasi, yaitu:

1. Untuk menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu, dan kemana petugas dan lingkungan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas tertentu
2. Untuk memberikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas bagi supervisor dan pekerja
3. Membantu menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan, dalam pelaksanaan pekerjaan
4. Memberikan ukuran atau parameter dalam penilaian mutu kerja atau pelayanan
5. Memberikan jaminan penggunaan semua sumber daya secara efektif dan efisien
6. Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggungjawab para petugas yang terkait
7. Sebagai dokumen yang memberikan penjelasan dan penilaian proses pelaksanaan kerja bila terjadi mal praktek atau kesalahan administratif
8. Sebagai dokumen yang dapat digunakan padaa kegiatan pelatihan pekerja
9. Menjadi dokumen sejarah jika dilakukan revisi SOP dan menggantinya dengan SOP baru

Fungsi SOP / Standar Operasional Prosedur

Setelah memahami pengertian SOP dan tujuannya, tentu kita juga perlu mengetauhi apa saja fungsi Standar Operasional Prosedur ini. Berikut adalah beberapa fungsi SOP:

1. Membantu untuk memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim/ unit kerja
2. SOP dapat berfungsi sebagai dasar hukum yang kuat bila terjadi penyimpangan
3. SOP dapat berfungsi untuk memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh pegawai
4. SOP dapat memberikan arahan kepada para pegawai agar saling menjaga kedisiplinan dalam bekerja
5. Berfungsi sebagai pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas

Manfaat SOP / Standar Operasional Prosedur

Sebagai pedoman kerja, tentu saja SOP memiliki peran penting dalam perusahaan, terutama untuk dijadikan dasar bagaimana anggota perusahaan harus melakukan pekerjaannya.  Berikut ini adalah beberapa manfaat SOP diantaranya:

• Mengurangi dan meminimalisir kesalahan atau kelalaian pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan karena SOP berperan sebagai standarisasi perusahaan.
• Dokumen SOP mengandung pedoman kerja pegawai sehingga dapat membantu karyawan agar lebih mandiri dan tidak tergantung dari intervensi manajemen.
• Membantu meningkatkan akuntabilitas.
• Menciptakan ukuran standar kerja dan menjadi acuan untuk evaluasi kinerja pegawai.
• Membantu pegawai baru lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya.
• Menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas.
• Membantu pekerjaan dapat diselesaikan dengan konsisten

Prinsip-Prinsip SOP

Mengacu pada pengertian SOP, maka dalam menerapan Standar Operasional Prosedur dalam perusahaan perlu memenuhi prinsip-prinsip SOP berikut ini:

1. Konsistensi

Karena tujuannya sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.

2. Komitmen

SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai maupun jajaran petinggi perusahaan.

3. Perbaikan Berkelanjutan

SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaannya SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.

4. Mengikat

Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, namun dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun. Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.

5. Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

SOP mengandung peran-peran penting setiap pegawai sehingga jika terdapat satu pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat menganggu proses lainnya.

6. Terdokumentasi

Setiap prosedur yang tercantum di dalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.

Mengapa SOP Penting?

Keberadaan SOP dalam perusahaan berperan sangat penting terutama dalam hal operasional perusanaan. SOP bisa dijadikan pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang bisa terjadi dalam menjalankan perusahaan.

Meskipun bisnis yang dijalankan sedang berkembang, namun dengan mempertahankan konsistensi untuk mematuhi SOP dapat membantu perusahaan agar berjalan pada sesuai dengan target dan tujuan utama.

Tanpa SOP, anggota perusahaan tidak dapat bekerja secara efektif dan efisien serta tidak memahami bagaimana ruang lingkup pekerjaannya. Sehingga keberadaan SOP sangat penting sebagai pedoman dan acuan perusahaan demi mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin melalui prosedur yang efektif.

Sumber :

https://www.maxmanroe.com/vid/manajemen/pengertian-sop.html

Read More

Macam-Macam Pekerjaan Kantor

Berikut ini beberapa jenis-jenis pekerjaan kantor yang perlu Anda kuasai. Dengan melakukan pekerjaan kantor di bawah ini dengan baik maka secara tidak langsung Anda membantu pertumbuhan dan perkembangan kantor Anda. Semoga bermanfaat.

1. Mengumpulkan atau menghimpun

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang pertama adalah mengumpulkan atau menghimpun yang berupa kegiatan mencari dan mengupayakan teredianya segala keterangan yang awalnya belum ada menjadi siap dipergunakan.

Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, dan sebagainya.

2. Mencatat

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang kedua adalah mencatat, yaitu kegiatan membuat catatan yang berupa tulisan yang memiliki arti, dapat dikirim, dan disimpan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Contoh: membuat surat, mencatat kegaitan, membuat notula, dan lainnya.

3. Mengolah

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ketiga adalah mengolah, yaitu kegiatan mengerjakan keterangan dalam bentuk yang lebih berguna.

Contoh: membuat laporan tertulis, membuat rekapitulasi data, membuat laporan keuangan, dan sebagainya.

4. Menggandakan

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang keempat adalah menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak bahan menggunakan alat atau cara sesuai jumlah yang dibutuhkan.

Contoh: menfotokopi surat, mencetak informasi dengan printer, dan sebagainya.

5. Mengirim

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang kelima adalah mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan cara atau alat dari satu pihak ke pihak yang lain.

Contoh: mengirim surat, mengirim email, mengirim faksimili, dan sebagainya.

6. Menyimpan

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang keenam adalah menyimpan, yaitu kegiatan meletakkan bahan dengan berbagai cara atau alat di tempat tertentu secara sistematis dan aman.

Contoh: menyimpan surat atau arsip, menyimpan data atau informasi di komputer, menyimpan buku di perpustakaan, dan lainnya.

7. Melakukan komunikasi

Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ketujuh adalah kegiatan melakukan pengiriman ide atau gagasan kepada pihak lain secara langsung atau menggunakan media sehingga mendapat respons dari penerima pesan.

Contoh: bertelepon, chatting, korespondensi, dan sebagainya.

8. Menghitung

Yang kedelapan adalah menghitung, yaitu kegiatan menetapkan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh: menghitung keuntungan, menghitung data penjualan, dan sebagainya.

9. Pekerjaan lainnya

Pekerjaan kantor yang terakhir adalah melakukan pekerjaan lainnya, yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lainnya yang mendukung tugas utama perusahaan.

COntoh: menerima dan melayani tamu, mengkoordinir cleaning service, dan sebagainya.

Sumber :

http://zonakaya.com/jenis-jenis-pekerjaan-kantor/

Read More

Fungsi Manajement Menurut G R Terry

Fungsi Manajemen terdiri atas 4 fungsi utama yang dikenal dengan istilah POAC, yaitu :

1. Planning (fungsi perencanaan)
2. Organizing (fungsi pengorganisasian)
3. Actuating / Directing (pengarahan)
4. Controlling (pengendalian)

Fungsi fungsi manajemen menurut para ahli yang satu dengan yang lainnya secara umum memiliki banyak kesamaan. Fungsi manajemen menurut Henry Fayol dan GR Terry menyebutkan ada 4 fungsi manajemen, yaitu Perencanaan - Pengorganisasian - Pengarahan - Pengendalian.

1. Planning (Fungsi Perencanaan)
Planning adalah bagaimana perusahaan menetapkan tujuan yang diinginkan dan kemudian menyusun rencana strategi bagaimana cara untuk mencapai tujuan tersebut.
Manajer dalam fungsi perencanaan harus mengkaji dan mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum memutuskan karena ini adalah langkah awal yang bisa berpengaruh secara total dalam perusahaan kedepannya.
Fungsi fungsi manajemen yang lain tidak akan bisa berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan yang matang.

2. Organizing (Fungsi Pengorganisasian)
Organizing (fungsi perencanaan) adalah pengaturan sumber daya manusia dan sumber daya fisik yang dimiliki agar bisa menjalankan rencana-rencana yang sudah diputuskan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Fungsi pengorganisasian mengelompokkan semua orang, alat, tugas dan wewenang yang ada dijadikan satu kesatuan yang kemudian digerakkan melaksanakan apa yang sudah direncanakan sebelumnya.
Pengorganisasian bisa memudahkan manajer untuk mengawasi dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas yang telah dibagi-bagi.

3. Directing (Fungsi Pengarahan)
Directing alias fungsi pengarahan adalah upaya untuk menciptakan suasana kerja dinamis, sehat agar kinerjanya lebih efektif dan efisien.
Beberapa kegiatan pada fungsi pengarahan :

• Membimbing dan memberi motivasi kepada pekerja supaya bisa bekerja secara efektif dan efisien
• Memberi tugas serta penjelasan secara rutin tentang pekerjaan
• Menjelaskan semua kebijakan yang sudah ditetapkan

4. Controlling (Fungsi Pengendalian / Pengawasan)
Fungsi terakhir dari 4 fungsi manajemen adalah fungsi pengendalian, fungsi pengendalian adalah upaya untuk menilai suatu kinerja yang berpatokan kepada standar yang telah dibuat, juga melakukan perbaikan apabila memang dibutuhkan.
Kegiatan pada fungsi pengendalian misalnya:

• Mengevaluasi keberhasilan dan target dengan cara mengikuti standar indikator yang sudah ditetapkan
• Melakukan klarifikasi dan koreksi terhadap penyimpangan yang ditemukan
• Memberi alternatif solusi yang mungkin bisa mengatasi masalah yang terjadi.

Controlling akan berjalan efektif dengan memperhatikan hal hal berikut :

• Routing (jalur), manajer menetapkan cara atau jalur supaya bisa dengan mudah mengetahui letak dimana suatu kesalahan sering terjadi.
• Scheduling (penetapan waktu), Manajer menetapkan kapan semestinya pengawasan harus dijalankan. Kadang-kadang, pengawasan yang terjadwal mungkin tidak efisien dalam menemukan suatu kesalahan, dan sebaliknya, sesuatu yang dijalankan secara mendadak malah lebih berguna.
• Dispatching (perintah pelaksanaan), adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan. Tujuannya supaya suatu pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Perintah bisa membuat sebuah pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, dan pada ujungnya apabila terjadi kesalahan, bisa dengan mudah diidentifikasi siapa yang melakukan kesalahan
• Follow Up (tindak lanjut), Manajer mencarikan solusi apabila terdapat kesalahan yang ditemukan. Tindak lanjut bisa dengan memberikan peringatan terhadap pihak yang sengaja atau tidak sengaja melakukan kesalahan dan memberikan petunjuk supaya kesalahan yang sama tidak akan terulang kembali

Sumber :
http://nichonotes.blogspot.com/2015/02/fungsi-manajemen.html

Read More

Administrasi Perkantoran (Pengertian)

Hai guys. Disini saya akan memaparkan sedikit materi terkait dunia administrasi yang pernah saya dapatkan dulu ketika menempuh pendidikan di SMK ya Mohon maaf jika ada kesalahan, dan semoga bermanfaat buat kalian semua. Happy reading (:

ADMINISTRASI 

Kata administrasi berasal dari Bahasa latin yaitu Ad dan Ministrare. Ad berarti intensif dan ministrare berarti melayani, membantu, atau memenuhi. Dalam Bahasa Inggris disebut Administration yang berarti tata usaha, sementara menurut KBBI, administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan ; keegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan ; kegiatan kantor dan tata usaha.

Dalam arti sempit administrasi adalah suatu kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis, surat-menyurat, pembukuan, dan kegiatan lain yang bersifat teknis ketatausahaan. Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya  yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dapat disimpulkan bahwa administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam kerjasama untuk mencapai tujuan Bersama. 

KANTOR

Kantor adalah balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan. Dapat disimpulkan bahwa kantor merupakan wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

ADMINISTRASI PERKANTORAN

dibawah ini merupakan pengertian administrasi perkantoran dari beberapa ahli : 

William Spriegel dan Ernest Davies

Management kantor adalah pengerahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan.

George R Terry

Management kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengoordiniran, dan pengawasan pekerjaan kantor serta pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 
Arthur Granger

Management kantor adalah fungsi dari tata penyelenggara pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 
William Leffingwell dan Edwin Robinson

merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan. 
Dra. Suparjati 
Administrasi perkantoran adalah proses kerja sma di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. 

Kallaus & Keeling 
Administrative office is the process of planning, organizing adn controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain teh objective of the organization

sumber :

http://admrointanxap.blogspot.com/2015/04/9-pengertian-administrasi-perkantoran.html

Read More