A. Pengertian
Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor
yaitu penyusunan perlengkapan, mesin, serta sebagainya di dalam ruang yang ada.
Tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,
yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja.
Menurut George Terry : “Tata ruang kantor yaitu pemilihan tentang beberapa keperluan dalam
pemakaian ruangan dengan cara terinci dari ruangan ini untuk mempersiapkan satu
susunan yang praktis dari beberapa aspek fisik yang dikira butuh untuk proses kerja
perkantoran dengan cost yang layak”.
Menurut Littlefield serta Peterson : “Tata ruang kantor bisa dirumuskan sebagai
pengaturan perlengkapan serta alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.
B.
Keuntungan
Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan memberi keuntungan-keuntungan,
diantaranya:
1.
Menghindar
penghamburan tenaga dan waktu beberapa pegawai, karena jalan bolak-balik yang
sebenarnya tak perlu.
2.
Menanggung
kelancaran sistem pekerjaan yang berkaitan.
3.
Sangat
mungkin penggunaan ruangan kerja dengan cara efektif, yakni satu luas lantai
spesifik bisa dipakai untuk kepentingan yang sebanyak mungkin.
4.
Menghindar
beberapa pegawai dibagian lain terganggu oleh umum yang akan penuhi satu sisi
spesifik.
Tata ruangan kantor yang baik selain akan membuat
alur kerja menjadi lebih lancar, juga dapat menambah keindahan suatu kantor,
hal ini akan menjadikan kantor tidak membosankan untuk di tempati.
Kesimpulannya, dengan tata ruangan kantor yang baik
akan memberi dampak yang baik terhadap tingkat produktifitas karyawan.
C.
Tujuan
Tata Ruang Kantor
1. Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja.
Tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan
akan semakin cepat dan lancar.
Tata ruang kantor yang baik membuat setiap
bagian pekerjaan yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat.
Tentu saja ini akan menghemat tenaga dan waktu.
2. Menjamin
kelancaran proses pekerjaan.
Tata ruang kantor yang sudah terencana dengan baik
membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan susunan ruangan kantor tersebut,
maka jika tata ruang kantor baik, maka pasti akan medukung proses pekerjaan.
3. Memungkinkan
pemakaian ruangan secara efisien.
Jika pengaturan kantor semrawut maka dapat
dipastikan ruanganan akan sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya.
Sebaliknya jika tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan
ruangan akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
4. Mencegah
para pegawai lain menganggu atau terganggu.
Jika meja-meja disusun secara rapi, lemari juga
disusun berdasarkan keperluan, begitu juga berbagai barang lain diatur
sedemikian rupa, maka akan memperlancar jalannya kinerja pegawa.
5. Menciptakan
kenyamanan bekerja bagi para pegawai.
Dengan segala perubahan tata ruang kantor yang rapi,
teratur, nyaman, bersih, maka akan menambah semangat dan kenyamanan bagi para
pekerja yang ada didalamnya.
6. Memberikan
kesan yang baik bagi para pegawai.
7. Memberikan
kesan yang baik bagi para tamu.
D.
Azas
Tata Ruang Kantor
Menurut
Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas
tersebut adalah:
1.
Asas Jarak Terpendek.
Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah
menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga
pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat.
Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu
beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain, bandingkan dengan jarak meja yang
tidak terlalu lebar.
2. Asas Rangkaian Kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan
pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran
pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang
tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman,
hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman
dan asri.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan
baik pada pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
E.
Syarat
Tata Ruang Kantor yang Baik
Persyaratan tata
ruang kantor yang baik, antara lain:
-
Ruang
yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien.
-
Tersedianya
pelayanan-pelayanan yang menunjang pekerjaan kantor (telepon, tenaga listrik,
computer, dll)
-
Pimpinan
dapat dengan mudah melakukan pengawasan
-
Dapat
tercapainya dan terpeliharanya rasa kesatuan dan kesetiaan diantara para
pegawai
-
Terciptanya
komunikasi dan arus kerja lebih lancar
-
Mobilitas
pegawai tidak terganggu oleh letak dan susunan perlengkapan kantor (meja,
kursi, lemari, mesin)
-
Perlengkapan
kantor yang mengganggu supaya ditempatkan pada ruang terpisah
-
Susunan tempat dapat digunakan untuk berbagai
pekerjaan dan sewaktu-waktu
F.
Jenis-Jenis
Tata Ruang Kantor
Secara umum tata ruang kantor dapat dibagi menjadi
dua, yakni tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.
Tata ruang kantor terbuka biasanya dalam satu kantor
bisa diisi oleh banyak orang sekaligus yang terbagi dalam beberapa divisi tanpa
batas/sekat yang terlalu jelas.
Sedangkan tata ruang kantor tertutup seringkali
antara pegawai satu dengan yang lainnya dipisahkan oleh pembatas, bisa berupa
pembatas sketsel, tembok, atau yang launnya
Meskipun secara garis besar tata ruang kantor
terdiri dari dua macam, namun Sedarmayanti (2009: 128) berpendapat bahwa kedua
jenis tata ruang tersebut masih dapat dibedakan lagi menjadi empat macam tata
ruang kantor, antara lain :
1. Tata
Ruangan Kantor Tertutup/Berkamar (Cubicle Type Offices)
Merupakan tata ruang kantor dimana masing-masing
orang atau divisi dalam kantor dipisahkan melalui sekat-sekat maupun tembok
sehingga ruang kerja terdiri dari kamar-kamar privat untuk melakukan
berbagai aktivitas pekerjaannya.
Bentuk dari ruang kantor ini bisa tertutup penuh
hingga bagian plafon, ada yang hanya dibatasi oleh sekat separo badan
maupun sekat setinggi manusia.
Beberapa kantor dengan tata ruang tertutup ada yang
memiliki pintu dan ada juga yang tak berpintu.
Untuk kantor yang tidak berpintu sekat difungsikan
untuk membatasi pandangan mata agar dalam melakukan pekerjaan bisa lebih focus.
Kelebihan/keuntungan
tata ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle
type
offices)
1)
Dapat menjamin konsentrasi kerja
karena pandangan dibatasi oleh sekat;
2)
Memiliki privasi yang tinggi
sehingga pekerjaan yang bersifat rahasia dapat
terjamin kerahasiaanya;
3) Ruang kerja masing-masing divisi
dapat dibedakan, dapat menjaga status masing-masing jabatan, dan terpeliharanya
kewibawaan pimpinan;
4) Kebersihan kerja lebih terjamin karena masing-masing orang
memiliki tanggung jawab atas ruang yang dia gunakan.
Kekurangan/
kerugian tata
ruangan kantor tertutup/berkamar (cubicle type offices)
1) Karena adanya sekat pembatas,
menyebabkan komunikasi antar pegawai tidak dapat dilakukan secara langsung;
2) Membutuhkan biaya lebih besar,
mulai dari pembelian sekat, biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan cahaya, dan
biaya pembelian peralatan dan perlengkapan kantor lainnya;
3) Pemakaian ruangan tidak
fleksibel jika suatu saat ada perubahan tempat maupun saat terjadi
perombakan organisasi;
4) Kondisi kantor yang tertutup dapat
mempersulit pengawasan;
5) Membutuhkan ruang yang lebih luas
untuk menata semua peralatan dan perlengkapan kantor.
2. Tata
Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang
didalamnya terdapat banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak
dipisahkan oleh pembatas apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas.
Ruang kerja seperti ini biasanya karyawan dapat
menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa ditempati
oleh beberapa karyawan sekaligus.
Kelebihan/keuntungan
tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
1) Pimpinan
lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-masing karyawan;
2) Mempermudah
pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak membutuhkan penerangan yang
banyak sebagaimana tata ruang kantor tertutup;
3) Sirkulasi
udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak terlalu banyak
sekat maupun tembok permanen;
4) Dekorasi
kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak pernak-pernik yang
dibutuhkan;
5) Lebih
fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubahan tata ruang;
6)
Komunikasi
antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas
7) Dapat
dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian peralatan kerja;
8)
Lebih
menghemat biaya, dan lain-lain
Kekurangan/kerugian
tata ruang kantor terbuka (open plan offices)
-
Para karyawan lebih sulit untuk
fokus dalam melakukan pekerjaannya;
-
Suasana kerja berpotensi gaduh dan
bising karena masing-masing orang bisa ngobrol dan bersenda gurau;
-
Batas kedudukan antara pimpinan dan
bawahan tidak jelas;
-
Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin
karena masing-masing orang dapat memantau pekerjaan orang lain;
- Kondisi kantor bisa terlihat kurang
rapi jika banyak tumpukan berkas yang tidak ditata dengan baik.
3. Tata
Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (Landscape Offices)
Tata ruang
kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh berbagai elemen hias untuk
mempercantik ruangan kantor.
Beberapa
elemen hias ini bisa berupa tanaman hidup, tanaman sintetis, maupun
bahan dekorasi lain seperti kain, sterofoam, gabus dan lain
sebagainya.
Beberapa
perusahaan membuat tata ruang kantor berhias ini dalam bentuk seperti
lingkungan outdoor dimana di dalam kantor tersebut terdapat
pemandangan alam yang terbuka sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja
yang lebih nyaman dan segar.
Kelebihan/keuntungan
tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape
offices)
-
Suasana kerja dalam kantor lebih
nyaman sehingga para pegawai lebih betah dalam kantor;
-
Suasana yang nyaman dapat
meminimalisir ketegangan syaraf dalam bekerja;
-
Dapat menghindari kebisingan dan
kegaduhan saat bekerja;
-
Produktivitas kerja dapat meningkat
karena dalam melakukan pekerjaan bisa dilakukan lebih efektif dan efisien.
Kekurangan/kerugian
tata ruang kantor berhias/berpanorama (landscape
offices)
-
Membutuhkan biaya yang besar untuk
mendesain dan membuat dekorasinya;
-
Biaya pemeliharaan cukup tinggi;
- Membutuhkan tenaga ahli yang
dapat menciptakan suasana yang sesuai harapan.
4. Tata
Ruang Kantor Gabungan
Tata ruang kantor gabungan adalah ruang kantor yang
terdiri dari gabungan antara beberapa bentuk ruang kantor tertutup, ruang
kantor terbuka, dan ruang kantor berhias.
Tata ruang kantor gabungan ini banyak digunakan
karena dari ketiga bentuk ruang kantor yang telah disebutkan diatas mempunyai
kerugiannya masing-masing.
Dengan menggabungkan berbagi unsur yang
terbaik, maka kondisi kantor gabungan bisa menjadi pilihan untuk
menciptakan suasana kantor yang lebih kondusif.
Sumber :
http://ikhtisarmateri.blogspot.com/2017/04/tata-ruang-kantor-pengertian-keuntungan.html