Aplikasi
Otomatisasi Perkantoran
a. a. Word processing
adalah penggunaan peralatan elektronik yang otomatis melakukan beberapa tugas
yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing
memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan
kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk
diberikan kepada anggota lain. Misalnya aplikasi Microsoft Word
b. Electronic mail (email)
yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengirim,
menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan. Misalnya aplikasi mail.yahoo, gmail, tumblr
c. Voice mail sama dengan electronic mail. Perbedaannya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya. Dapat menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
d. Electronic Calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer yang bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, dimana dapat menyusun terjadinya komunikasi bukan hanya mengkomunikasikan informasi.
e. Audio Conferencing
adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio
diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan
konferensi. Audio conferencing tidak memerlukan komputer dan hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
f. Video Conferencing
melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk
mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu
lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada dilokasi lain selagi
konferensi dilakukan.Tiga konfigurasi video conferencing (tergantung pada
peralatan yang digunakan), yaitu:
• Video
satu arah dan audio satu arah.
• Video
satu arah dan audio dua arah.
• Video
dan audio dua arah.
g. Computer conferencing
adalah penggunaan jaringan komputer, yang memberi kemampuan seseorang untuk
melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi
ini seperti electronic mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software
yang sama. Istilah ‘telecon ferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga
bentuk alat elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam
seluruh proses pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara
pemecah masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang
berlainan.
h. Facsimile Transmission (FAX),
adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada
ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy diujung yang lain. Fax
sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit
dari pada mengoperasikan mesin fotocopy.
i. Video text,
penggunaan komputer untuk memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam
penyimpanan sekunder pada komputer. Contoh penggunaan aplikasi Microsoft
PowerPoint yaitu aplikasi yang berguna bagi seseorang yang merencanakan atau
membuat presentasi, atau semacam slide show.
j. Image Storage And Retrieval.
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka
harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau didapatkan
kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan
microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh
dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and retrieval digunakan dalam
pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis
untuk tujuan pemahaman masalah.
k. Desktop publishing atau dtp adalah
pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan
oleh type setter. Sistem desktop publishing terdiri atas mikro komputer dengan
layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Penggunaan desktop publishing sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi
administrasi dan teknis. Penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik
akan memberikan komunikasi yang efektif. Aplikasi DTP terbagi dalam 3 area:
• Aplikasi
administrasif meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan intern
seperti korespondensi, laporan dan warta.
• Aplikasi
teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan
manual.
• Grafik
perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain
yang dimaksudkan untuk digunakan di luar perusahaan.
l. Spread Sheet
adalah penggunaan komputer yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang
diperlukan untuk mengolah data. Diperlukan sebuah software yaitu yang disebut
web browser atau kita sebut browser . Browser digunakan untuk menampilkan
halaman web, ada bermacam-macam browser seperti Navigator dan communicator
(Netscape), Internet Explorer (Microsoft), NCSA Mosaic, Opera dan Lynk. Aplikasi
menyampaikan informasi melalui internet dapat berupa blog, web
SSumber :
http://selvyanatan1.blogspot.com/2016/01/materi-otomatisasi-perkantoran-1.html
0 comments:
Post a Comment